बैठक का आयोजन पुलिस अधीक्षक जितेन्द्र कुमार यादव के निर्देश तथा अतिरिक्त पुलिस अधीक्षक हेमसागर सिदार और अमित पटेल के मार्गदर्शन में किया गया। बैठक में एसडीओपी कवर्धा आशीष शुक्ला, तहसीलदार परमेश्वर मंडावी और थाना प्रभारी लालजी सिन्हा मौजूद रहे। अधिकारियों ने गणेश समितियों और ग्राम पंचायतों के प्रतिनिधियों से सीधे संवाद कर पर्व के दौरान आने वाली संभावित व्यवस्थागत चुनौतियों और उनके समाधान को लेकर चर्चा की।
एसडीओपी आशीष शुक्ला ने गणेश समितियों से आपसी समन्वय के साथ शांतिपूर्ण वातावरण में आयोजन करने की अपील की। उन्होंने कहा कि गणेश पंडालों में सुरक्षा व्यवस्था का विशेष ध्यान रखा जाना चाहिए। समितियों को पंडालों के आसपास CCTV कैमरे लगाने, आग से बचाव के लिए अग्निशमन यंत्र या अन्य आवश्यक साधन उपलब्ध रखने और पर्याप्त संख्या में वालंटियर्स की व्यवस्था करने की सलाह दी गई। इसके अलावा जुलूस और विसर्जन के दौरान निर्धारित मार्ग का पालन करने तथा यातायात व्यवस्था बाधित न होने देने पर भी जोर दिया गया।
पुलिस अधिकारियों ने समितियों से कहा कि आयोजन के दौरान किसी भी अप्रिय स्थिति से बचने के लिए पुलिस और प्रशासन के साथ लगातार संपर्क और समन्वय बनाए रखें। जुलूस के दौरान भीड़ का प्रबंधन, वाहनों की आवाजाही और श्रद्धालुओं की सुरक्षा को ध्यान में रखते हुए निर्धारित व्यवस्थाओं का पालन करना आवश्यक होगा। आयोजकों से यह भी अपील की गई कि किसी भी समस्या या विवाद की स्थिति में स्वयं स्थिति को नियंत्रित करने के बजाय तत्काल पुलिस को सूचना दें।
तहसीलदार परमेश्वर मंडावी ने गणेश प्रतिमा स्थापना और विसर्जन के दौरान प्रशासन द्वारा जारी दिशा-निर्देशों का पालन करने की अपील की। उन्होंने विसर्जन स्थल पर भीड़ नियंत्रण, साफ-सफाई और सुरक्षा व्यवस्था पर विशेष ध्यान देने की बात कही। उन्होंने गणेश समितियों और ग्राम पंचायत प्रतिनिधियों से पर्व को आपसी भाईचारे और सौहार्दपूर्ण वातावरण में मनाने का आग्रह किया, ताकि धार्मिक आयोजन के दौरान किसी तरह की अव्यवस्था की स्थिति उत्पन्न न हो।
थाना प्रभारी लालजी सिन्हा ने बताया कि गणेश उत्सव के दौरान सुरक्षा और कानून-व्यवस्था बनाए रखने के लिए पुलिस द्वारा आवश्यक व्यवस्थाएं की जाएंगी। उन्होंने समितियों को पंडाल और आयोजन स्थल पर सुरक्षा संबंधी सावधानियां बरतने के निर्देश दिए। साथ ही ध्वनि विस्तारक यंत्रों का उपयोग निर्धारित समय और मानकों के अनुरूप करने तथा गणेश विसर्जन के दौरान अनुशासन बनाए रखने पर जोर दिया गया।
विसर्जन जुलूस के दौरान अनावश्यक भीड़ से बचने और वाहनों को तेज गति से न चलाने की अपील भी की गई। पुलिस ने समितियों से कहा कि जुलूस में शामिल सभी लोग निर्धारित मार्ग और प्रशासनिक निर्देशों का पालन करें। किसी भी आपात स्थिति में तत्काल पुलिस को सूचना देने की सलाह दी गई।
बैठक के दौरान गणेश समितियों और ग्राम पंचायतों के प्रतिनिधियों ने भी पर्व के दौरान बेहतर व्यवस्था और शांतिपूर्ण आयोजन को लेकर अपने सुझाव रखे। पुलिस एवं प्रशासनिक अधिकारियों ने सभी प्रतिनिधियों से सहयोग और समन्वय बनाए रखने की अपील की। अधिकारियों ने कहा कि सामूहिक सहयोग से गणेश उत्सव एवं विसर्जन पर्व को सुरक्षित, व्यवस्थित और सौहार्दपूर्ण वातावरण में संपन्न कराया जा सकता है।