बैठक में पालाचौरई, गुड़ी, अंबाडा, जमकुंडा और नजरपुर सहित आसपास के क्षेत्रों से जनप्रतिनिधि, गणमान्य नागरिक, ग्रामीणजन तथा विभिन्न गणेश पंडाल समितियों के अध्यक्ष और सदस्य शामिल हुए। पुलिस प्रशासन की ओर से उत्सव के दौरान कानून व्यवस्था बनाए रखने के साथ-साथ समितियों की जिम्मेदारियों को लेकर भी जानकारी दी गई। अधिकारियों ने सभी से आपसी सहयोग के साथ गणेश उत्सव मनाने की अपील की।
बैठक में विशेष रूप से डीजे और ध्वनि विस्तारक यंत्रों के उपयोग को लेकर शासन के दिशा-निर्देशों की जानकारी दी गई। गणेश पंडाल समितियों को बताया गया कि ध्वनि विस्तारक यंत्रों और डीजे के उपयोग के लिए एसडीएम कार्यालय से नियमानुसार अनुमति लेना आवश्यक है। इसके साथ ही शासन द्वारा निर्धारित नियमों और दिशा-निर्देशों का पालन करने के लिए कहा गया, ताकि उत्सव के दौरान किसी प्रकार की असुविधा या विवाद की स्थिति उत्पन्न न हो।
गणेश पंडालों में आयोजित होने वाले विभिन्न कार्यक्रमों की जानकारी भी प्रशासन को उपलब्ध कराने के निर्देश दिए गए। इसके अलावा गणेश प्रतिमा विसर्जन के लिए निकाले जाने वाले जुलूस की जानकारी पहले से प्रशासन और पुलिस को देने को कहा गया, जिससे सुरक्षा एवं यातायात व्यवस्था को बेहतर तरीके से व्यवस्थित किया जा सके। पुलिस प्रशासन ने समितियों से कार्यक्रमों के दौरान अनुशासन बनाए रखने और निर्धारित नियमों का पालन करने की अपील की।
चौकी प्रभारी चेतन मर्सकोले ने गणेश पंडाल समितियों से कहा कि उत्सव के दौरान शांति और अनुशासन बनाए रखना सभी की सामूहिक जिम्मेदारी है। बारिश के मौसम को देखते हुए पंडालों में विद्युत व्यवस्था की सुरक्षा पर विशेष ध्यान देने के निर्देश दिए गए। समितियों से पंडाल की सुरक्षा और गणेश प्रतिमा विसर्जन स्थल पर आवश्यक व्यवस्थाएं सुनिश्चित करने के लिए भी कहा गया।
बैठक में पुलिस और प्रशासन की ओर से यह भी स्पष्ट किया गया कि गणेश उत्सव के दौरान किसी भी तरह की अव्यवस्था से बचने के लिए समितियां पहले से आवश्यक तैयारियां पूरी करें। बिजली व्यवस्था, पंडाल की सुरक्षा, कार्यक्रमों और विसर्जन जुलूस से जुड़े विषयों पर संबंधित विभागों को समय पर जानकारी उपलब्ध कराने से व्यवस्थाओं को सुचारु बनाए रखने में मदद मिलेगी।
बैठक में मौजूद जनप्रतिनिधियों और नागरिकों ने पुलिस प्रशासन को पूर्ण सहयोग देने का आश्वासन दिया। उन्होंने कहा कि क्षेत्र में गणेश उत्सव की परंपरा को आपसी भाईचारे और सद्भाव के साथ आगे बढ़ाया जाएगा। पुलिस अधिकारियों ने भी सभी नागरिकों और समितियों से अपील की कि गणेश उत्सव को शांतिपूर्ण वातावरण में मनाएं और क्षेत्र की सामाजिक एकता एवं सौहार्दपूर्ण परंपरा को कायम रखें।